Na rynku jest dostępnych bardzo duża liczba narzędzi, które umożliwiają masowe wysyłki. Często zdarza się jednak, że nie ma potrzeby angażowania do takich wysyłek dedykowanej aplikacji, bo lista adresatów jest stosunkowo niewielka lub wysyłki takie realizowane są dość rzadko tylko przy okazji świąt, jubileuszy, organizowanych wydarzeń, itp. Marketerzy starają się czasami to obejść wysyłając wiadomości w ktorych wszyscy adresaci są UDW, lub idąc całkowicie na łatwiznę i wysyłając jeden komunikat do całej zawartości swojej skrzynki adresowej. Coś mnie trafia jak widzę swój adres mailowy wśród kilkudziesięciu, czy kilkuset adresatów. I gdzie tutaj indywidualne podejście?! Dzisiaj pokaże Ci w jaki sposób z wykorzystaniem darmowych narzędzi stworzyć system do automatycznego wysyłania dużej liczby spersonalizowanych wiadomości, tak aby wszystko wyglądało naturalnie, a Tobie zaoszczędziło masę czasu.

Potrzebne narzędzia

Chrome – FREE

Niektórzy twierdzą, że Chrome jest słaby, bo mocno obciąża zasoby komputera. Ja cenię tą przeglądarkę za szybkość działania i dostępne rozszerzenia. W tym ćwiczeniu wykorzystasz jedno z rozszerzeń, które na tą chwilę jest dostępne tylko dla Chrome.

GMail – FREE

Jeśli zrealizowałeś ćwiczenie pierwsze to masz już dostęp do wszystkich usług Google, w tym również do GMaila. Jeśli z jakiegoś powodu nie masz jeszcze takiego konta to zachęcam do jego założenia :).

GMass – FREE

Narzędzie służące do budowania i wysyłania kampanii mailowych z wykorzystaniem Twojej poczty GMail. Wykorzystując to narzędzie możesz tworzyć, wysyłać kampanie, planować czas wysyłki oraz analizować ich skuteczność. Co więcej możesz od razu zaplanować wysyłanie wiadomości follow-up, ale o tym może opowiem przy okazji.

Google Sheets – FREE

Arkusz kalkulacyjny wykorzystamy do przygotowania listy mailowej wraz z danymi naszych użytkowników. GMass korzysta z tego narzędzie do importu listy kontaktów, więc w tym miejscu sam Excel się nie sprawdzi.

Schemat działania

Rozwiązanie, które zbudujesz będzie działało w następujący sposób:

  1. Przygotowanie listy adresowej
  2. Import listy adresowej do GMass
  3. Przygotowanie wiadomości e-mail
  4. Wysyłka wiadomości

Zacznijmy od początku.

Instalacja Chrome

Jeśli jeszcze nie masz tej przeglądarki to możesz ją pobrać TUTAJ.

Po pobraniu pliku wystarczy uruchomić instalator, a następnie:

Next, next, next, akceptuję licencję, next, next… itd. Wiesz o co chodzi. 🙂

Instalacja rozszerzenia GMass

Uruchom przeglądarkę Chrome.

Wejdź na stronę GMass.

Kliknij przycisk – “Add Gmass to Gmail”.

Pojawi się okno systemowe z pytaniem, czy na pewno chcesz dodać to rozszerzenie. Jasne, że chcesz! 🙂

Po dodaniu rozszerzenia przeglądarka otworzy Gmaila oraz okno nowej wiadomości. Zauważysz, że obok standardowego przycisku wysyłania wiadomości pojawił się nowy, oznaczony jako GMass.

Dodatkowe opcje pojawiły sie również przy pasku wyszukiwania.

Przygotowanie bazy adresów

W tym kroku przygotujesz testową bazę adresową.

W tym celu wykorzystamy sprytny mechanizm, który działa w ramach gmaila i który pozwala pod jednym adresem e-mail stworzyć dowolną liczbę aliasów.

Mając przykładowo adres e-mail krzysztof@kreatik.pl, mogę stworzyć dowolną liczbę aliasów wg formatu krzysztof+<tutaj dowolny ciąg znaków>@kreatik.pl np. krzysztof+im1@kreatik.pl. Wysyłając wiadomość na ten adres trafią one bezpośrednio na mój adres podstawowy krzysztof@kreatik.pl.

Stwórz nowy arkusz w Google Sheets.

Przygotuj tabelę zawierającą następujące kolumny:

  1. Lp
  2. Imie (celowo zrezygnowałem z polskich znaków, żeby GMass nie świrował).
  3. E-mail

Przy realizacji rzeczywistych wysyłek możesz dodać dowolną liczbę kolumn. W celach testowych w zupełności wystarczą nam te trzy.

Wypełnij arkusz danymi testowymi. Możesz skorzystać z podobnego klucza jak poniżej (tylko wykorzystać swój adres 🙂 ).

Żebyś nie musiał ręcznie wpisywać każdego wygenerowanego adresu e-mail to możesz skorzystać z funkcji arkusza kalkulacyjnego:

=CONCATENATE(„krzysztof+im”,text(A2,”#”),”@kreatik.pl”)

Jeśli masz kłopot z przygotowaniem tego plik to myślę, że pomocny będzie ten GIF.

Masowa wysyłka maili

Przejdź do GMaila.

Poniżej opisałem wszystko krok po kroku, ale jeśli wolisz wersję animowaną to możesz również obejrzeć tę animację

Obok paska wyszukiwania kliknij ikonę symbolizującą tabelę.

Pokaże się okno GMass z listą ostatnio używanych przez Ciebie arkuszy Google Sheets. Wybierz plik w którym przygotowałeś listę adresów e-mail.

Następnie kliknij “Connect to Spreadsheet”.

GMass samodzielnie utworzy nową wiadomość e-mail, wykryje w której kolumnie znajdują się adresy e-mail i doda je automatycznie do adresatów. Nie martw się tym, że wszyscy adresaci znajdują się w jednej wiadomości. Przy wysyłce GMass podzieli je na osobne maile.

Warto przyjrzeć się dostępnym opcjom konfiguracyjnym. Znajdziesz tam m.in.:

  • Możliwość wysłania wiadomości testowej (UWAGA! W tym przypadku nie działają opcje personalizacji)
  • Ładowanie treści jednego z maili, które pisałeś wcześniej
  • Dodawanie danych personalizujących (więcej o tym znajdziesz poniżej)
  • Śledzenie otwarć wiadomości i kliknięć w link
  • Możliwość wysłania wiadomości od razu lub zapisania ich w wersjach roboczych
  • Dodawanie opcji follow-up
  • Planowanie harmonogramu wysyłki

Komponując wiadomości, dość ważną opcją jest możliwość personalizacji maili. GMass samodzielnie sczytuje pierwszy rząd arkusza i wykrywa dane, które możemy użyć do personalizacji. W naszym przykładzie możemy wykorzystać imię oraz adres e-mail każdego z adresatów. Wszystkie dostępne dane zobaczysz w sekcji “Google Sheets Personalize

W opcjach GMass kliknij zmienną ‘Imie’ i dodaj ją w miejscu powitania. Efekt powinien wyglądać w ten sposób:

Na tej samej zasadzie możesz dodać również adres e-mail. W moim przykładzie, oczywiście, zostało to użyte całkowicie bez sensu, ale myślę, że pokazałem zasadę działania :).

Jeśli tworzysz pierwsze wysyłki to dobrym pomysłem może być zapisanie wiadomości w wersjach roboczych zamiast wysyłania ich od razu. Jeśli chcesz z tego skorzystać to w opcji ‘Action’, wybierz ‘Just create drafts’

Jeśli Twoja wiadomość jest odpowiednio przygotowana to możemy ją wysyłać.

Kliknij przycisk GMass.

Jeśli zaznaczyłeś opcję ‘Just create drafts’ to przygotowane wiadomości zobaczysz w wersjach roboczych, natomiast jeśli zaznaczyłeś ‘Send’ to wiadomości znajdziesz w folderze ‘Wysłane’ – dość logiczne :).

Warto wiedzieć, że limitem dziennym wysłanych dla GMaila jest 2000 wiadomości, więc dla osób zaczynających z korespondencją masową taka liczba powinna być w zupełności wystarczająca.

Mam nadzieję, że przyda Ci się to narzędzie. Osobiście, mimo dostępu do paru narzędzi obsługujących mailingi, korzystam czasami również z GMassa. Dobrze się sprawdza przy niewielkich jednorazowych wysyłkach i szybkich akcjach ad hoc. Zdecydowanie polecam, żeby mieć to u siebie.

Bardzo mi zależy na tym, żeby ćwiczenia były jak najlepiej dopasowane do Waszych potrzeb. Daj mi znać proszę, czy chciałabyś / chciałbyś coś zmienić lub poprawić. Po trzech ćwiczeniach już pewnie widzisz mniej więcej jaki mam styl przekazywania wiedzy. Jeśli coś mógłbym coś poprawić to bardzo ucieszę się jak zobaczę wiadomość ze wskazówkami od Ciebie :).

Share This